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  • Équipe MY.

Nouvelles obligations comptables et juridiques des syndics



Avec la loi ELAN, certains points, dans le milieu de la copropriété, ont évolué. En effet, la comptabilité ainsi que certaines obligations juridiques ont été modifiées, affermies, afin les copropriétés respectent des règles plus générales.

Dans cet article, nous traiterons tout particulièrement de deux aspects fondamentaux dans la tenue et la gestion de votre copropriété : la comptabilité en partie double et l’extranet. Sans le respect desquels, votre copropriété se trouve être dans l’illégalité.



Une comptabilité en partie double


Il y a peu de temps de cela, les copropriétés n’étaient pas obligées de tenir leur comptabilité selon un formalisme stricte et établi. En effet, elles pouvaient tenir une comptabilité simplifiée, dites de trésorerie. Cette dernière repose sur le principe suivant : l’enregistrement en comptabilité de l’ensemble des encaissements et des décaissements. Ce qui rentre et ce qui sort. Une méthode somme toute facile à comprendre.

Pourtant, cela n’est plus !


Désormais, les copropriétés devront se tenir à une tenue de leur comptabilité suivant la logique de la partie double, encore appelée comptabilité de l’engagement. Ici, le principe est le suivant : l’activité se matérialise par des flux à destination ou en provenance d’autres entités. Ces flux vont venir modifier le patrimoine de la copropriété, que ce soient des flux réels (comme des biens matériels) ou des flux monétaires (financiers).


Cette méthodologie comptable, beaucoup plus complexe que la gestion d’une trésorerie, a amené beaucoup d’associations à protester. L’argument principale était : un manque de compréhension de la part des copropriétaires concernant les annexes ainsi que la difficulté des syndics bénévoles d’appliquer une telle logique comptable. Néanmoins, ce décret n’a pas été pris dans la seule optique de compliquer la vie des copropriétés, et notamment des syndics bénévoles.


Sachant d’ailleurs qu’un chapitre spécial de la loi ELAN dispense les petites copropriétés (celles de moins de 5 lots à usage de logement, de bureaux ou de commerce, ou lorsque le budget prévisionnel moyen du syndicat des copropriétaires sur une période de trois exercices consécutifs est inférieur à 15 000 euros) d’appliquer cette comptabilité d’engagement.


La tenue de comptabilité en partie double assure un contrôle exigeant et qualitatif des comptes ainsi que la possibilité, non négligeable, de transférer la gestion de la copropriété vers un autres syndic. Ainsi, malgré les points négatifs soulevés, qui relèvent plus de l’ajustement que d’un réel inconvénient, il est certain que les copropriétaires ont tout à y gagner.


De nombreux professionnels, dont nous-mêmes, proposons une aide à la tenue comptable pour les syndics qui éprouverait des difficultés. Une aide qui, dans notre cas, peut tout à fait être une sous-traitance comptable complète et sûre grâce à notre cabinet d’expertise comptable spécialisé dans l’immobilier (ECPIM).



Un extranet pour plus de transparence


En plus de la comptabilité, un autre décret, celui pris depuis 2015, a toujours du mal à être appliqué par les copropriétés, les plaçant ainsi dans l’illégalité.


En effet, depuis le 1er janvier 2015, les syndics ont l’obligation de mettre en place un accès en ligne sécurisé (un « extranet ») aux documents dématérialisés relatifs à la gestion de l'immeuble ou des lots gérés, sauf décision contraire de l’AG prise à la majorité absolue des voix de tous les copropriétaires de l’immeuble.


Pourtant, il est intéressant de remarquer que plus de 3 ans après l’entrée en vigueur de cette obligation, un grand nombre des extranets, pour ne pas dire la majorité d’entre eux, mis en place sont des coquilles quasi vides dans lesquelles les documents stratégiques sont manquants. Un « oubli » qui peut facilement s’expliquer par le fait qu’en 2015, la Loi n’avait pas précisé la liste des documents exacte que devait contenir, a minima, l’extranet. Néanmoins, le Loi Elan corrige le tir et prévoit un Décret dans lequel la liste de tous ces documents figurera.


Cette obligation légale n’est demandée qu’aux syndics professionnels. Pourtant nous sommes persuadés qu’offrir un tel service à ses copropriétaires est un plus et un confort non négligeable pour un syndic bénévole. Des copropriétaires capables de s’informer à tout moment et d’accéder à toutes les informations principales concernant leur situation financière dans la copropriété, mais aussi les informations générales et financières globales de la copropriété, c’est, pour le syndic, une économie de temps et d’énergie non négligeable.


C’est pourquoi, chez MY., nous mettons gratuitement à disposition de nos clients une plateforme qui fait office d’extranet avec un accès dédié au syndic bénévole, à chaque copropriétaire ainsi qu’aux membres du conseil syndical. Plus d’informations, plus de transparences et plus de tranquillité, tout simplement.

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